|
|
Doporučení
Doporučujeme přečíst stránku o GTD (Getting Things Done)
případně nakouknout do FAQ (čato kladené otázky)
Jednoduché úvahy v procesu řízení firmy pomocí informačního systému Octopus
• Dostupně a přehledně ZAZNAMENANÁ údálost nebo úkol je nezbytným předpokladem pro fungování firmy.
Ani geniální "ředitel / manager / majitel" s dokonalou pamětí v jisté chvíli není schopen řídit a "kontrolovat" průběh všech zakázek.
Všichni sice známe papír, tužku a diář. Čím větší / delší seznam úkolů máme, tím více chyb může vzniknout během jejich "škrtání" a přepisování.
A úkoly v diáři? Jak je seřadit podle důležitosti? To lze možná v elektronickém diáři. Jak je delegovat? Jak mít aktuální informace o jejich provádění?
Je možné použít Outlook a mail. Ale víme, který se stovek mailu z minulého měsíce obsahuje určitý úkol / popis / zadání? A když "plnitel" úkolů náhle onemocní, víme co všechno měl rozpracováno?
Právě pro takovéto základní situace je systém Octopus navržen.
Preferovanou předností programu Octopus je srozumitelné a jednoduché ovládání
- proto je jádro systému postaveno na "jediné" databázi (tabulce), kam uživatelé vkládají záznamy.
Dalším rysem je multiuživatelský přístup odkudkoli z prostředí internetu. - byla zvolena databáze MySql (aplikace má velmi nízké nároky na "zdroje")
Pro každou společnost se při inicializaci nastaví uživatelé, jejich hesla a mailové adresy -
dále se připraví tabulka skupin (projekty, klienti, činnosti..) - případně se poupraví tabulka druhů zápisů (úkol, událost, podklad pro fakturaci...)
• Plány budou dokončeny POUZE, pokud budou vykonány naplánované úkoly.
• Úkoly budou dokončeny POUZE, pokud byly naplánovány.
• Plánované úkoly budou dokončeny POUZE, pokud jejich dokončení bude vyžadováno.
Octopus nabízí pružný systém řízení, plánování a evidence úkolů
Efektivní porady
Porady jsou v některých společnostech povinnou ztrátou času.
Příprava účastníků na poradu bývá podceňována nebo nemají k dispozici všechny materiály předem.
Kontrola plnění úkolů zadaných na předchozích poradách a diskutování o nich připravuje účastníky o čas.
S Octopusem to může být jiné - co se mělo udělat a kdy je pro všechny online k dispozici, řeší se pak opravdové konkrétní věci.
• Omezení NADBYTEČNÉ ústní komunikace se zaměstanaci
písemná formulace nutí zadavatele, aby byl konkrétní a jasný
(každý úkol by se měl dát formulovat a zapsat do minuty) to ale neznamená, že se ústní komunikace vynechá!
Velmi důležité je vysvětlení a drobné korekce při zadávání úkolů se pochopením a souhlasem ze strany úkolovaného.
Zápis do IS v žádném případě nenahrazuje ústní předání úkolu ani mailovou komunikaci!
.
|
O c t o p u s :: 2 . 0 8
Informační, řídící
a komunikační
firemní online systém
- ukoly.info/vasefirma
- V přehledné tabulce:
úkoly, události, poznámky, zprávy, činnosti, nápady, reporty...
- Může sloužit jako poznámkový blok, diář, evidence, firemní nástěnka...
- Víceuživatelský, podpora pracovních skupin
- Řízení projektů a zakázek
- Nástroj pro efektivnější porady
- Podklad pro fakturaci nebo kalkulace
- Podpora metody GTD (Getting Things Done)
- Klientské centrum - sdílení vybraných informací se zákazníky
- Modul evidence pohledávek
- Volitelně i RSS - informace o průběhu zakázky
- Možnost exportu do iCalendar ics ISO standard
- Operativní datové úložiště - pro archivaci a sdílení dokumentů
- Přístupný odkudkoli a kdykoli (využívá celosvětové sítě internet)
© PHP Group (general-purpose scripting language)
| © 2005 MySQL AB Corporation (open source database software)
| JSCal2 1.8 © Dynarc 2009 | © 2009 JSC PHP object libraries & AJAX | GTD „Getting Things Done“ David Allen & Co
Octopus IS
(SaaS – Software as a Service) © 2001-2010 JSC & yenda.net
octopusengine.eu
|
Server: ukoly.info | client: demo2 | user: | prac.skupina: | skup: | sel_old: ? | sel: no | skin:
m:5 p:0 a:1 v:2 o:2 ... |
Správa databází - (c) admin@yenda.net
|
datum zápisu
priorita
nadpis
pořadí ve skupině
jen úkoly (123)
nevyřízené úkoly
vyřízené úkoly
aktivní i neaktivní
neaktivní (smazané)
Statistiky
Pracovní skupiny, uživatelé
Začínáme
GTD
další statistiky 